Klantcase: Koning Willem I College

Narrowcasting als intern communicatiemiddel in het onderwijs

Het Koning Willem I College in ‘s-Hertogenbosch is een van de grootste ROC’s van Nederland.

Met meerdere campussen, duizenden studenten en honderden medewerkers is effectieve communicatie geen bijzaak, maar een dagelijkse operationele noodzaak.

Alle medewerkers én studenten in één keer bereiken

Van de buitenkant van het gebouw tot de aula, van de ontvangstbalie tot de gangen: KW1C zocht een manier om informatie consistent, actueel en schaalbaar te communiceren naar een diverse groep van studenten, medewerkers en bezoekers.

Project

Meer dan 35 schermen

Klant

Koning Willem I College

Branche

Onderwijs

De uitdaging voor de onderwijsinstelling

Hoe zorg je er op een dynamische mbo-campus voor dat duizenden studenten op het juiste moment de juiste informatie ontvangen, zonder dat medewerkers hier dagelijks handmatig werk aan hebben?

Koning Willem I College werkte voorheen met een verouderd digitaal systeem dat zijn beste tijd had gehad. De software was inflexibel, updates vergden technische kennis en de uitstraling sloot niet meer aan bij een moderne onderwijsinstelling. Dit leidde tot een aantal herkenbare knelpunten:

Afhankelijkheid van IT bij communicatie

Het bestaande narrowcastingsysteem vereiste technische ondersteuning voor vrijwel iedere aanpassing. Hierdoor was de communicatieafdeling sterk afhankelijk van IT, zelfs voor eenvoudige wijzigingen in content of planning. Dit zorgde niet alleen voor vertraging in de communicatie, maar beperkte ook de flexibiliteit om snel in te spelen op actuele ontwikkelingen binnen de onderwijsomgeving.

Trage en inefficiënte informatievoorziening

Daarnaast verliepen roosterwijzigingen en andere belangrijke mededelingen omslachtig via het systeem. Updates moesten handmatig worden aangepast en verspreid, waardoor studenten informatie regelmatig te laat ontvingen. In een dynamische onderwijsinstelling, waar roosters en planning continu veranderen, leidde dit tot inefficiënte communicatie en onduidelijkheid op de campus.

Verouderde uitstraling en gebrek aan centrale aansturing

Ook op strategisch niveau sloot het systeem niet meer aan bij de uitstraling en ambities van Koning Willem I College. De schermen functioneerden als losse eilanden zonder centrale aansturing of samenhang tussen locaties. Bovendien bleef de buitenzijde van het gebouw volledig onbenut als communicatiemiddel richting bezoekers en potentiële studenten. De totale visuele uitstraling voelde daardoor verouderd en deed onvoldoende recht aan het innovatieve en moderne karakter van de onderwijsinstelling.

De oplossing voor de campus

In samenwerking met onze software werd een campus-breed narrowcasting netwerk opgezet, bestaande uit vier typen schermen met elk een eigen functie en doelgroep.

Buitenschermen, een eerste indruk en zichtbaarheid

Op strategische plekken aan de buitenzijde van het gebouw zijn door een externe partij grote, weerbestendige displays geplaatst. Deze schermen communiceren richting passanten, bezoekers en aankomende studenten en tonen onder andere:

Actuele opleidingsinformatie en open dag aankondigingen
Seizoensgebonden campagnes en studentenprojecten
Evenementen en nieuws van de school

Ontvangstschermen, welkom en wegwijzer

Bij de entrees en receptiepunten zijn Philips schermen geïnstalleerd die bezoekers en studenten direct informeren. De schermen combineren:

Welkomstboodschappen en dagprogramma
Actueel nieuws van de school en relevante externe nieuwsfeeds
Digitale bewegwijzering naar lokalen, afdelingen en evenementenruimtes
Koppeling met het roostersysteem voor real-time roosterinformatie

Roosterschermen, actueel en foutloos

Verspreid over de gangen en bij lokaalingangen tonen dedicate roosterschermen altijd de meest actuele lesroosters. Door de directe koppeling met het onderwijsinformatiesysteem zijn:

Roosterwijzigingen binnen minuten zichtbaar op alle relevante schermen
Uitgevallen lessen duidelijk gemarkeerd
Leslokaalnummers en docenten altijd up-to-date

Aulascheremen voor interne communicatie op schaal

De grote schermen in de aula vormen het hart van de interne communicatie richting studenten. Vanuit één centraal punt worden hier berichten getoond over:

Mededelingen van de schoolleiding en afdelingen
Activiteiten, stages en evenementen
Studentnieuws, sportresultaten en sociale berichten
Urgente berichten en calamiteiteninformatie

Digitale bewegwijzering: elke bezoeker op de juiste plek

Een open dag op een grote mbo-campus is logistiek een complexe opgave. Honderden bezoekers, tientallen lokalen, meerdere routes door het gebouw en bovendien wil je dat alles eruitziet alsof het klopt. Daarom zetten wij het narrowcasting netwerk van Koning Willem I College ook in als slim bewegwijzeringssysteem.

De sleutel zit in DST Connect, het centrale CMS waarmee alle schermen op de campus worden aangestuurd. Via DST Connect worden schermen ingedeeld in locatiegroepen, zodat de entreehal een welkomstscherm met plattegrond toont, de gangen per vleugel gericht wegwijzen en de schermen bij lokalen het tijdschema van die specifieke opleiding laten zien. Dat alles activeer je in één handeling, geen handmatig scherm voor scherm instellen.

Bovendien gebeurt dit volledig in de huisstijl van KW1C. Elk bewegwijzeringsscherm gebruikt dezelfde sjablonen: zelfde lettertype, zelfde kleuren, zelfde icoontaal. Hierdoor voelt de campus tijdens een open dag als één samenhangende omgeving, van de buitenschermen bij de ingang tot de displays diep in de opleidingsvleugels.