Tips om de interne communicatie te verbeteren

Tips om de interne communicatie te verbeteren

Merk jij dat de interne communicatie binnen jouw bedrijf niet altijd vlekkeloos verloopt? Of dat medewerkers überhaupt hun e-mail aangaande interne zaken niet lezen en dus niet op de hoogte zijn? Als verantwoordelijke voor de interne communicatie doe je je uiterste best om alle medewerkers op de hoogte te houden van bedrijfsnieuws, aankondigingen en gemaakte afspraken maar je loopt er steeds tegenaan dat deze informatie niet de doelgroep bereikt, wat doe je dan? 

Het is veel voorkomend probleem binnen alle soorten organisaties, van klein tot groot en van productiebedrijven tot grote corporate kantoren. In dit artikel geven wij praktische tips om de interne communicatie binnen jouw organisatie te optimaliseren.

Het belang van goede interne communicatie

Een goede interne communicatie is ontzettend belangrijk. Wellicht belangrijker dan je in eerste instantie zou denken. Een goede interne communicatie resulteert namelijk in meer tevreden medewerkers. Daarnaast voorkomt het dat er misverstanden kunnen ontstaan tussen medewerkers en managers/directie. Een medewerker die op de hoogte wordt gesteld vanuit de organisatie over allerlei soorten berichtgeving zoals nieuwtjes, mededelingen of aankondigingen voelt zich meer betrokken bij de organisatie. Dit zorgt ervoor dat medewerkers blij zijn, productiever en langer op hun plek blijven zitten (niet gaan ‘jobhoppen’). 

Kortom, interne communicatie is ontzettend belangrijk!

Hulpmiddelen om de interne communicatie te verbeteren

Er zijn tal van hulpmiddelen die jou kunnen helpen de interne communicatie te verbeteren. Wellicht beschikken jullie binnen jouw organisatie al over een deel van deze hulpmiddelen, denk hierbij aan – ->

Intranet omgeving

Intranet is een besloten informatieplatform van een bedrijf waar alle medewerkers toegang tot hebben. Binnen een intranet omgeving kunnen diverse bestaande systemen worden aangesloten. Denk aan bijvoorbeeld een Document Management Systemen. Een intranet omgeving is de start voor medewerkers om informatie, nieuws, aankondigingen in te zien en om interactie te bieden met andere bestaande systemen.

E-mail

Iedere organisatie gebruikt wel e-mail om te communiceren met klanten, leverancier en intern met medewerkers. E-mail kan worden ingezet om interne zaken te delen met grote groepen, specifieke medewerkers en om nieuwsbrieven bedrijfsbreedt te delen.

Fysieke reminders

Fysieke reminders in de vorm van print die worden opgehangen op strategische plekken.

Fysieke reminders in de vorm van digitale informatieborden die worden opgehangen op strategische plekken.

We hebben hulpmiddelen maar wat nu?

Met enkel faciliteren van hulpmiddelen betekent niet per definitie dat de interne communicatie nu verbeterd is. Het gaat namelijk om de uitvoering. Maar hoe voer je dit correct uit? Het is van belang dat vooraf duidelijk wordt bepaald waar welke verantwoordelijkheid ligt. Bepaal dus binnen de organisatie wie er verantwoordelijk is voor de interne communicatie. Onderzoek vervolgens waar de relevante informatie vandaan komt. Er zijn altijd medewerkers binnen de organisatie die veel informatie verzamelen en relevant zijn om te delen met andere medewerkers. Zorg ervoor dat deze personen samen met jou (de verantwoordelijke) aanhaken bij het proces.

Hoe verder

Vervolgens is het van belang dat goed wordt nagedacht over het verspreiden van de informatie. Wanneer wordt welke informatie verspreidt en hoe doen we dit? Maak hiervoor een planning. Een combinatie tussen platte tekst, afbeelding, video en andere graphics is hierbij van belang. Je hebt hulpmiddelen om informatie te verspreiden maar zonder een goed gedegen plan worden medewerkers onbewust overspoelt met informatie. Dit zorgt ervoor dat de attentiewaarde van deze hulpmiddelen worden verminderd en het uiteindelijke probleem, geen efficiënte interne communicatie, niet wordt opgelost. Je wilt immers niet dat medewerkers belangrijke informatie missen. 

Daarnaast is een planning voor het verspreiden van content belangrijk om een houvast te bieden en niet te ongestructureerd of niet doordacht informatie te verspreiden door de waan van de dag. 

Kortom, zorg voor een gedegen intern communicatieplan om de kans tot succes aanzienlijk te vergroten.

Hoe kan DPM Signage bijdragen aan de interne communicatie?

DPM Signage is totaalleverancier op het gebied van narrowcasting. Narrowcasting betekent communiceren door middel van beeldschermen waarbij je informatie/content afstemt op de doelgroep, tijd en locatie gebonden. Wij helpen bedrijven op het gebied van hardware, software, content creatie, montage en installatie. Narrowcasting is dus een hulpmiddel om de interne communicatie te optimaliseren. Sterker nog, het kan alle andere hulpmiddelen verbinden! 

Het voordeel van narrowcasting ten opzichte van traditionele printmedia is enorm. Een beeldscherm met de juiste software is dynamisch, het valt op en biedt de mogelijkheid om aanzienlijk meer informatie te verspreiden. 

DPM Signage helpt bedrijven de interne communicatie te optimaliseren door de inzet van slimme narrowcasting software. Binnen onze oplossing bieden wij de mogelijkheid om alle andere hulpmiddelen, zoals e-mail (nieuwsbrieven) en intranet samen te laten komen binnen het narrowcasting systeem. Publiceer jij een artikel op intranet? Het narrowcasting systeem pikt dit direct op en laat het hele artikel of een deel hiervan zien. Stuur jij een nieuwsbrief rond per e-mail? Het narrowcasting systeem presenteert de belangrijke onderdelen automatisch op het beeldscherm. 

Het wordt dan ook vaak ingezet voor kort en krachtige content. Denk aan een korte samenvatting van een artikelen vanuit het intranet waardoor medewerkers bewust worden dat er nieuwe, relevante, artikelen klaarstaan op de intranet omgeving. Of laat met de inzet van narrowcasting inspirerende projecten zien in de vorm van afbeeldingen of videos.

Waar kan ik narrowcasting nog meer voor inzetten?

Narrowcasting is binnen kantoren/bedrijven is multi-inzetbaar. Narrowcasting is niet enkel inzetbaar voor interne communicatie maar ook  voor externe communicatie. Praktische voorbeelden zijn het verwelkomen van bezoekers, informatie verspreiden over het bedrijf naar bezoekers, bewegwijzering en heeft een wacht verzachtende werking tijdens het wachten. 

Narrowcasting kan ook ingezet worden op afdelingsniveau. Bijvoorbeeld door het laten zien van stuurinformatie. Het tonen van dashboards en rapporten uit Power BI, Excel of andere systemen biedt de mogelijkheid medewerkers pro-actief te laten anticiperen op data. 

Wil jij meer advies over de inzet van narrowcasting binnen jouw organisatie? DPM Signage helpt je graag verder.

Kennismaking

Wij komen graag met jou in contact voor een kennismaking. Wil jij meer weten?

Comments are closed.